Personeelsdossier, wat moet er in staan?

Het is als werkgever verplicht een personeelsdossier aan te maken en deze bij te houden. Maar veel werkgevers vragen zich af wat er nou precies in het personeelsdossier moet staan. In dit artikel lees je hoe je een personeelsdossier opbouwt, bijhoudt en hoe lang je deze gegevens mag/moet bewaren.

Hoe bouw je een personeelsdossier op?

Zodra een werknemer in dienst komt is het verstandig om gelijk een personeelsdossier aan te maken en deze gedurende het dienstverband uit te breiden. Nadat de werknemer is aangenomen maak je een personeelsdossier aan. Deze bevat de volgende documenten:

• Kopie paspoort of identiteitsbewijs (voor- en achterkant)
• Kopie van de bankpas (voor- en achterkant)
• Getekende arbeidsovereenkomst
• Loonheffingsformulier
• CV (optioneel)
• Sollicitatiebrief (optioneel)
• Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) (optioneel)

Voor de salarisadministratie en personeelszaken is een indiensttredingsformulier (NAW-gegevens) aan te raden. Deze kan de werkgever naar eigen ingeving opstellen. Hierin staan de gegevens die nodig zijn voor de salarisadministratie en bijvoorbeeld een contactpersoon in geval van een incident of noodsituatie. 

Wat komt erbij tijdens het dienstverband?

Tijdens het dienstverband vult het dossier zich verder. Denk hierbij aan de volgende onderwerpen die handig zijn om mee te nemen:

• Overzicht van beoordelings-/ functioneringsgesprekken
• Aantekeningen over werknemer
• Afspraken over loopbaanplanning (trainingen, cursussen etc.)
• Wijzigingen van de arbeidsovereenkomst
• Eventuele targets
• Ziekteverzuim (zonder medische gegevens)

Als een werknemer ontslagen wordt, kan het UWV of de advocaat van de medewerker om opheldering over de gang van zaken opvragen. Door het personeelsdossier up-to-date te houden, zorg je ervoor dat je makkelijk informatie kan overleggen die tot het ontslag hebben geleidt. 

Wat is de wettelijke bewaartermijn van een personeelsdossier?

Aan alle bovengenoemde gegevens zit een wettelijke bewaartermijn waarna deze vernietigd dienen te worden. De bewaartermijnen van een personeelsdossier zijn opgedeeld in 5 categorieën.  

Categorie 1: Binnen 4 weken (zonder toestemming)

Als een sollicitant niet wordt aangenomen moeten de volgende documenten binnen 4 weken vernietigd worden:

• CV
• Sollicitatiebrief
• Motivatiebrief
• Referenties
• Persoonlijkheidstesten
• VOG

Categorie 2: Maximaal 1 jaar na uitdiensttreding (met toestemming)

Zodra een werknemer ontslagen wordt of ontslag neemt dienen dezelfde documenten als in categorie 1 vernietigd te worden. Dit moet gebeuren binnen een jaar nadat de werknemer uit dienst is gegaan. Het is mogelijk om toestemming aan de werknemer te vragen om de gegevens langer te bewaren. 

Categorie 3: Maximaal 2 jaar na uitdiensttreding

• Getekende arbeidsovereenkomst en eventuele wijzigingen
• Beoordelings-/ functioneringsgesprekken
• Ziekteverzuim
• Communicatie van benoemingen, promotie en/of ontslag

Categorie 4: Maximaal 5 jaar na uitdiensttreding

• Loonheffingsformulier
• Kopie van paspoort of identiteitsbewijs

Categorie 5: Maximaal 7 jaar na uitdiensttreding:

• Aanvullende arbeidsvoorwaarden
• Persoonlijke gegevens
• Datum indiensttreding
• Salarisadministratie

Als werkgever ben je verantwoordelijk voor de juistheid en nauwkeurigheid van de gegevens in het personeelsdossier. Ook mogen zij niet meer gegevens in het dossier vastleggen dan dat er nodig is en niet langer bewaren dan het nodig is. De werkgever moet ook zorgen voor een goede beveiliging van de gegevens, zowel digitaal als op papier. Verder moet werknemers geïnformeerd worden waarom hun gegevens verzameld worden en altijd de mogelijkheid hebben dit in te zien. Alle voorwaarden staan in de privacywet AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming), die ervoor zorgt dat bedrijven en organisaties zorgvuldig met persoonsgegevens omgaan.

Heeft u personeelsadvies nodig of wilt u de salarisadministratie uitbesteden, neem contact met ons op!